辦公室有如菜市場吵鬧 如何專心工作?

開放式辦公室的噪音越來越令員工感到不滿 Image copyright Getty Images
Image caption 開放式辦公室的噪音越來越令員工感到不滿

對傑克遜·卡朋特(Jackson Carpenter)來說,辦公室裏從來都沒安靜過。

他的公司採用了開放式辦公室,坐在他周圍的同事約有80人,因此這位來自猶他州的公關經理肯定要經常與同事聊天或進行頭腦風暴。即使他們安靜下來,坐在後面的銷售團隊也會在完成一筆訂單後敲鑼慶祝。

他表示,這就像電影《華爾街之狼》裏的場景,只是沒有了花天酒地的放蕩生活。

雖然他很享受辦公室裏的滿滿激情,但這種環境卻令其難以集中精力完成任務。在開放式辦公室裏工作的人往往都會懷有相同的抱怨。

但現在已經有所進步:幾年前,他的僱主給了所有人一個方塊,一面是紅色,另外一面是綠色。當綠色的一面朝上擺在桌子上時,你就可以走過去與之攀談。如果是紅色朝上,那就表示"請勿打擾"。

"在這樣的工作環境中,這種做法顯得非常重要。"今年10月開始任職於Lucid Software公司的卡朋特說,"這是個好辦法。"

效率低下

由於大多數人現在都在開放式辦公室裏工作——有研究顯示,70%的美國職場人士身處這樣的環境——因此企業被迫設計新穎的方式來確保我們保持較高的效率,避免我們因為吵鬧和混亂的環境而抓狂。《環境心理學期刊》(Journal of Environmental Psychology)的研究表明,沒有牆或只有隔間的辦公室會將生產力降低約15%,而半數員工表示,缺乏健全的隱私是開放式辦公室的最大問題。

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Image caption 有的員工通過自己的方式設計了象徵性的隱私屏障(圖片來源:Alamy)

經常被意料之外的事情打斷成為開放式辦公室的重要問題之一。加州大學歐文分校的研究人員發現,典型的辦公室員工大約每過3分鐘都會被打斷一次,但要恢復之前的工作狀態大約需要23分鐘。

家具公司Steelcase旗下研究部門WorkspaceFutures的副總裁多納·弗林(Donna Flynn)表示,少數公司曾經設想過各種各樣的方式來幫助員工集中精力。儘管如此,多數人還是只能靠自己尋找各種方式告訴別人"請勿打擾"。

耳機是多數人的首選,這是最常見的"請勿打擾"標籤。但即便如此,也很難與閒逛的同事保持距離。弗林表示,有的人甚至會用白板或一摞摞的書在自己的辦公桌周圍建起虛擬牆。

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Image caption 耳機已經成為辦公室裏常見的"請勿打擾"標籤

帽子的妙用

此外還有一些更為複雜的做法。在2017年的最後幾個月,Steelcase將發佈一款桌子,上面配有鮮艷的紅燈和綠燈。紅燈亮起時就表示"請勿打擾"。

但你現在也可以購買類似的設備。丹麥公司Plenom設計了BusyLight,這款"紅綠燈"可以與你的日程表連接,從而根據你目前是否繁忙來切換顏色。拉脫維亞的Greynut's Luxafor Flag是一款旗形LED燈,可以粘在電腦上,然後根據你的忙碌狀態變換顏色。

Plenom CEO克里斯蒂安·尤爾·詹森(Christian Juel Jesen)表示,全世界已經有1萬多家公司使用該公司的產品,過去2年的銷量增長了200%。後者自從2015年2月發佈以來已經實現33%的月度環比銷量增幅。

當然,任何人都可以設計自己的"請勿打擾"標籤,但必須讓周圍的所有人都認可這種方式才能發揮作用。幾年前,可口可樂的一位經理希望找到一種方法,既能向員工敞開自己的辦公室大門,又可以告訴他們自己正在忙於處理工作。他很為自己的開門政策感到自豪,但由於不斷有人走進辦公室,導致他難以完成任務。於是,他給自己設計了一個"請勿打擾"標籤:一頂紅色的可口可樂棒球帽。如果他戴著這頂帽子,就表示不希望別人打擾——但有急事需要處理的員工仍然可以進入他的辦公室。當他摘下帽子時,就表示歡迎他人來訪。

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Image caption 開放式辦公室使很多人感到心煩意亂

效率專家勞拉·斯塔克(Laura Stack)在她的《早點下班》(Leave the Office Earlier)一書中寫道,除了顯眼的帽子外,這種方式之所以能夠成功,關鍵在於那位經理告訴自己的員工他究竟在幹什麼。他建議整個辦公室共同使用一種標籤。

"跟你所在的部門達成一致,共同採用一種所有人都會使用的標籤。"她寫道。未必是高科技,但必須要像給隔間門安裝窗簾、倒轉名牌或者暫時關上辦公室門一樣簡單。

密蘇里科技大學心理學教授南希·斯通(Nancy stone)表示,可惜的是,並沒有研究顯示哪種標籤效果最好。"還沒有這方面的行為凖則。"斯通說。

卡朋特表示,紅綠塊已經起到了很大作用。他之前的公司也使用開放式辦公室,但卻沒有任何標籤。因此,無論是否有任務要完成,大家都會一天到晚聊個不停。

"這太好了。只要把某個東西翻過來,就能讓別人知道我很忙。"他說,"我需要這樣的東西。"

訪問 BBC Capital 閲讀 英文原文

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