讓人又愛又恨的「PowerPoint」

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在職業生涯的某個時候,所有人都曾有過這樣的經歷:坐在一間黑漆漆的屋子裏,盯著一個巨大的白色屏幕上面閃過一張張的幻燈片。

微軟PowerPoint是全世界使用最廣泛的演示工具。有數據表明,這款所向披靡的演示工具已經安裝到全球10億多台電腦上,每天製作的PowerPoint演示文稿達到驚人的3000萬份。

有的用戶對PowerPoint愛不釋手——即便是在業餘時間也不例外。

剛剛畢業不久的本·維爾茲安(Ben Velzian)刷Tinder(交友約會應用程序)時收到了一條約會請求。在決定見面地點時,他給對方發去了一份PowerPoint演示文稿,裏面羅列了各種各樣的選項。"我沒有事先提出任何警告,可能正因為這樣,他才沒有像我預期的那樣接受幻燈片……他什麼也沒說,直接把我屏蔽了。"維爾茲安說。

不可否認,這的確是一款功能強大、讓人上癮的工具——但是否像一些批評人士所說,它已經過了保質期?

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Image caption 當微軟在1987年收購PowerPoint背後的Forethought公司時,比爾·蓋茨(Bill Gates)成了贏家(圖片來源:Getty Images)

價值連城

PowerPoint在上世紀80年代誕生於一家名叫Forethought的硅谷軟件公司。這款軟件最早名叫Presenter,是在1987年面向蘋果Macintosh發佈的。鮑勃·加斯金斯(Bob Gaskins)是它的發明人。

"我知道,在80年代初,美國每年要製作多達10億張演示幻燈片。"加斯金斯說,"但都是手工製作的,幾乎沒有人用電腦做這件事情。"

"在我看來,只要我們使用的電腦能夠迎來一場革命,就能在電腦上出現一款價值連城的應用軟件。"

加斯金斯開發了一款軟件,但那時候很難賣。那款軟件不能兼容當時已有的任何個人電腦。如果想要使用,就必須購買一台新機器。

《連線》雜誌(Wired)記者、科技寫手羅素·戴維斯(Russell Davies)表示,即便如此,人們還是為了能使用PowerPoint而購買自己的第一台電腦。

"電腦加上PowerPoint軟件的花費還是低於他們一年花在幻燈片上的費用。"

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Image caption PowerPoint發佈時,用戶不得不升級成Macintosh等性能強大的電腦來運行這款軟件(圖片來源:Alamy)

職場民主化

戴維斯解釋道,在PowerPoint出現之前,人們使用幻燈片、投影儀和膠片向一群人演示信息——但如果想要製作演示文稿,就必須尋找材料。這要花費很長時間,而且由於成本極其高昂,所以很難修改,只有組織內級別最高的人才能這麼做。

"PowerPoint讓組織內的所有人都可以站起來說兩句。"戴維斯說。

然而,雖然PowerPoint給我們的工作方式帶來了變革和民主,但也產生了另外一個意想不到的結果。

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Image caption PowerPoint肯定在培育人們的演講技巧方面發揮了重要作用——但它真的總是很有效果嗎?(圖片來源:Getty Images)

倫敦大學金史密斯學院文化研究教授馬修·富勒(Matthew Fuller)表示,大約就在PowerPoint受到追捧的同時,中層管理人員則面臨廣泛批評。

富勒認為,這之間有一定的聯繫:由於PowerPoint讓更多人可以分享自己的想法,所以暴露了中層管理人員的缺點,而且無意間導致擔任這些職位的人大批離職。"從某種程度上講,他們的想法可以因為微不足道而被別人看見。"他說。

需要更多幻燈片

PowerPoint賦予我們力量——給辦公室和教師帶來了創造力,還把我們都變成了演示者——但也有人批評它過度簡化想法,令我們無法集中於清晰的思維方式。

薩拉·卡普蘭(Sarah Kaplan)是多倫多大學魯特曼管理學院管理學教授,也是一名人種志學者。她的一部分責任就是觀察人們的工作。她注意到,人們不再在會議上索要各種分析,而是索要更多的PowerPoint幻燈片。

"我發現多數人都通過製作PowerPoint演示文稿來制定戰略。"她說,"幻燈片本身變成了終極目標,人們不再關注它所蘊含的理念和分析。"

卡普蘭表示,有的CEO已經禁止使用PowerPoint,亞馬遜CEO傑夫·貝佐斯(Jeff Bezos)就是其中之一。"他感覺人們過於看重PowerPoint,反而忽視了幻燈片所蘊含的思考,這蘊含著風險。我認為很多人都感覺到這種現象的存在。"

悲劇性的後果

其中一項風險發生在1986年1月28日。當時,美國國家航空航天局(NASA)的"挑戰者"號航天飛機在發射73秒後解體,機上7名機組人員全部遇難。身為美國的一名統計學家和信息設計師,愛德華·塔夫特(Edward Tufte)是幻燈片演示模式最著名的批評者之一,他認為,這場悲劇以生動而可怕的方式展示了這種演講風格的危險性。

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Image caption 美國"挑戰者號"航天飛機於1986年1月28日從肯尼迪航天中心的發射台升空72秒後爆炸,導致7名機組人員遇難(圖片來源:Getty Images)

導致航天飛機墜毀的主要問題就包含在任務開始前提交給NASA的演示幻燈片中。但它卻被大量的其他信息包圍,埋沒在一堆要點中。它幾乎被隱藏起來,導致無人注意。

羅素·戴維斯說,塔夫特的觀點是這樣的:幻燈片風格的視覺演示能夠讓非結構化的信息看起來內涵豐富,所以它看起來像一組要點,但可能只是一種表象而已。換句話說,它讓我們看起來知道自己在說什麼,但其實我們並不知道。

但對所有的批評者和高科技競爭來說,它似乎有相當大的生命力。PowerPoint是有史以來最成功、最持久、最具影響力的軟件之一。

所以,在世界各地的"黑屋"裏,我們將繼續傾聽健康和安全課程、推銷演示,以及會議和講座,在那裏,人們會勇敢地把他們所知道的東西濃縮成幾頁幻燈片,用為數不多的要點和奇怪的圖片讓人保持清醒。

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