電子郵箱末日:禁用電子郵件的公司

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Image caption 電子郵件不僅會拖累工作效率,還會影響人們的健康,因此它已成為全球各地公司的眾矢之的。

克萊爾·伯奇(Clare Burge)一直以為自己郵件處理得還不錯,直到 2001 年,在摩洛哥十天的假期結束回去上班時,她發現自己的收件箱裏竟然有 10000 封新郵件。巨大的壓力令她度假之後的喜悅蕩然無存,她甚至懷疑自己為什麼要勞神要去度假。

隨後,在伯奇所稱的瘋狂時刻,她決定開始一個為期一年的大膽實驗:她要停止使用電子郵件。她在自己的工作郵箱和私人郵箱分別留下自動回復,請人們不要再寫郵件給自己,而是打電話給她。對伯奇而言,這是一個人生轉折點。

伯奇解釋說:「電郵是個很自私的工具。」目前,她在都柏林經營一家名為「Get Organised(井井有條)」的諮詢公司。她表示:「人們往往將自己的工作丟到別人的郵箱裏,而不會去想自己是否善解人意。」這樣做的結果就是,「你成為自己郵箱的奴隸,每天早晨第一件事就是查郵件,而且一直持續到晚上休息。」

伯奇因不分晝夜、源源不斷湧來的郵件倍感煩惱,大多數上班族對此都會有共鳴。電子郵件對公司利潤也會產生直接影響。它會分散員工的注意力,使其將精力耗費在處理無關緊要的郵件上,卻無法專注於本職工作。一位研究人員估計,人們查看一封新郵件後需要花 64 秒時間才能回到原來的工作中,其他研究也表明,頻繁地查看郵件會使每天損失的時間以小時計。

由於電子郵件不僅會拖累工作效率,還會影響人們的健康,因此它已成為全球各地公司的眾矢之的。在伯奇大膽創新的同一年,法國 IT 公司 Atos 首席執行官蒂埃裏·布萊頓(Thierry Breton)宣佈,公司 80000 名員工禁用內部電子郵件。

此後,禁用電子郵件的舉措日益受到眾多公司的歡迎,它不僅能幫助員工實現工作和生活的平衡,還能促進他們工作效率的提高。

不過,蓋洛普公司工作場所管理與員工福祉研究首席科學家吉姆·哈特(Jim Harter)警告,全面禁止使用電子郵件有可能導致適得其反的效果。

哈特表示:「它表面看來似乎是個正確的做法,但各公司必須研究讓員工備感壓力的根源所在。」他指出,公司下班時間禁用電子郵件可能會冷落那些喜歡有靈活工作時間的高效員工。

諸多效仿

雖然取消電子郵件的舉措似乎僅僅受到那些最為特立獨行的公司的青睞,但它也正在影響著一些行業。德國的汽車製造公司紛紛宣佈限制使用電子郵件的政策。一位《紐約時報》專欄作家提及自己與編輯會使用諸多工具取代電子郵件。連一家英國非營利住房公司的霍爾頓住房信託公司(Halton Housing Trust),也減少了電子郵件的使用。該公司負責成千上萬套住宅的管理。

霍爾頓首席執行官尼克·阿特金(Nick Atkin)直言不諱地批評電子郵件,但他在一篇公司博客文章中也承認,減少使用電子郵件舉措實施起來並非「一帆風順」。提及讓280名員工放棄不停查看郵件這一舉措所面臨的各種挑戰時,他表示,「這進一步證明人們對電子郵件多麼上癮,禁止查看電子郵件的舉措引發了非理性反應。」

企業文化

坐落於美國愛荷華州錫達拉皮茲市的Van Meter公司是一家電氣零件經銷商,它對下班後電子郵件問題進行跟蹤,並將此舉措納入一項公司文化整體改良計劃。大約10年前,該公司開始評估員工敬業度,並實施相關政策,改善員工生活與工作之間的平衡。

勞拉·麥克布萊德(Lura McBride)在一家有400名員工的公司任首席運營官。她表示,你可以告訴員工,你希望他們能平衡生活與工作,可是,除非你切實採取一些必須嚴格遵循的對策解決這個問題,否則,「你就只是在做口頭文章。」

麥克布萊德回憶自己「頓悟」的那一刻:傍晚下班,她駛入自家車道,卻鎖上車門,而四個孩子敲著車窗迎接,她意識到自己已養成了這個習慣。自那以後,一切都改變了。

她說:「我不知道自己是否在維護個人空間,在工作和家庭兩個方面我們都會作出犧牲,但我真的需要以家庭為先。」

麥克布萊德向公司高管團隊建議,在周末時間和工作日下午5點至次日早晨 7點之間,應停止使用公司內部郵件和電話聯繫員工。麥克布萊德表示,實施這項政策,更主要的是尊重他人的時間,而不在於電子郵件本身。畢竟,即使在下班時間,只要聽到新郵件提示音,人們就會感到有必要查看郵件是否重要。

她說:「在我以前工作的公司,有些人以午夜發送電子郵件為榮。現在回頭看,這真是令人尷尬。」

隨著時間的推移,這項政策惠及公司普通員工,成為員工發展計劃的一個組成部分。現在,該公司甚至會關閉休假員工的電子郵件。麥克布萊德表示,自己和其他員工仍然會在夜間工作,但如果有人一定要寫郵件,除非是回應客戶問題或者時效性很強,否則郵件都應該在次日發出。在下班時間收到非緊急郵件時,她會留到第二天再做處理。

她表示:「沒人會因此惹麻煩,這已經融入我們的企業文化。」

游刃有餘

在為期一年的實驗中,伯奇認識到,公司要成功棄用電子郵件,就必須找到用以替代的溝通與合作手段。2012 年,她首先嘗試不使用電子郵件時,她的做法並未奏效,因為像 Slack (一種辦公即時通信工具)這樣的其他協同工作工具尚未開發出來。

她表示:「當時,我以為我們根本無法擺脫電子郵件。現在,各種通信工具發展迅速,功能已經超過電子郵件。」

英國伯恩茅斯一家IT諮詢公司「Rarely Impossible(難得不可能)」的創始人李·馬倫(Lee Mallon)表示,作為第一步,禁用電子郵件很容易。去年九月,在聽了伯奇的演講後,他做出禁用電子郵件的決定。馬倫表示:「我發現,我一天查看手機會多達150次。」電子郵件已經成為「令人分心的、持續的干擾」。

他說,2014 年年底的一天,當他來到公司,毫無預警地宣佈禁用電子郵件的命令,他的員工都有解脫之感。馬倫告訴員工,任何違背此禁令的人都必須在空的辦公桌上工作,他們稱之為「淘氣椅」。他自己是唯一不得不坐在那裏查郵件的人,主要因為他必須把客戶的郵件轉發給各團隊成員。

馬倫表示,棄用電子郵件舉措所面臨的最大挑戰是轉而使用其他通信工具,在分配工作或共享文件方面,那些工具要比郵件好。

馬倫說:「以前,電子郵箱不僅是存儲所有溝通信息的倉庫,也是與客戶溝通和保存文件的工具。現在,我們用四種不同的產品以相應的形式存放信息和文件。」

由於是小型辦公室,因而以前通過電子郵件處理的大多數緊急事務現在都由人親自出面處理,或者直接通過電話或短信處理。員工利用 Skype、Dropbox 和 Slack 等即時通信工具,關注工作情況並共享各種信息。

馬倫說:「我們團隊成員之間溝通得到大大改善。」他估計,禁用電子郵件後,他們在工作日節省的時間大約為 20%。「現在,有了問題能馬上得到解決。」

伯奇認為,距離完全棄用電子郵件的時代還有些遙遠。她說:「我依然每天都會用電子郵件,因為我還沒有讓全世界70億人都棄用電子郵件。在每個人都棄用電子郵件之前,我還必須給人寫郵件。」

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(責編:郱書)

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