怎樣當好辦公室裏最被憎恨的管理者

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Image caption 請收拾好你的桌子,保安會護送你離開(Credit: Getty Images)

卡洛琳·諾布賴特(Caroline Noblet) 去年的工作異常艱巨:她要幫助一家富時100指數的公司宣佈裁員消息,該公司將外包4,000個工作崗位。

這項工作是否壓力巨大?「哦,老天,的確是。」諾布賴特說,「但我們還是盡己所能向人們解釋這件事情,盡量消除各種矛盾。」

這種工作對諾布賴特來說並不新鮮。她是倫敦律師事務所Squire Patton Boggs的全球勞動及就業主管,曾經多次參與過外包或離岸外包(把工作崗位安排到海外)的項目。所以,她要像以前一樣幫助這家公司的管理者應對不安和憤怒的員工。她表示,管理者往往會遭到言語謾罵、人身攻擊,而且通常會遭人痛恨。

Image caption 裁員難免有贏家和輸家(圖片來源:Getty Images)

他們原本是團隊的一員,但卻突然之間成為導致人們生活分崩離析的原因。你或許認為這種說法有些過於誇張,實則不然。事實上,那些負責外包的管理者表示,他們一夜之間成了整棟辦公樓裏最受人憎恨的人。

幸運的是,管理者們可以通過一些策略幫助自己應對這種狀況。

打開門來做外包

如果你要負責對自己的部門或整個公司展開裁員,你很可能不知該從哪裏入手。

倫敦招聘和外包服務提供商Alexander Mann Solutions全球人才招募主管麗莎·福利斯特(Lisa Forrest)表示,這是因為企業很少提供外包流程方面的培訓,而這恰恰是管理者最難應對的事情之一。

因此,你需要通過自學掌握這項技能。可以翻閱管理書籍了解整個流程,也可以向其他有過類似經驗的管理者求教。或許只有他們才能理解你此時此刻的糟糕處境。

福利斯特表示,從一開始就應該與員工進行開誠佈公的對話。如果你不這樣做,他們就會聽信各種謠言,不再相信你告訴他們的實情。

Image caption 路的盡頭(圖片來源:Getty Images)

「你不能忽視一個重要事實:公司已經讓你陷入了異常困難的境地。」福利斯特說。關鍵在於溝通,「你越是公開透明,就越能贏得周圍人的信任。」

衡量成功

在宣佈了裁員的消息之後,你或許會認為最困難的部分已經結束。但通常而言,負責裁員的管理者還要監督外包合同的履行過程。倫敦經濟學院科技、工作和全球化教授萊斯利·威爾考克斯(Leslie Willcocks)認為,這比管理內部人員更具挑戰。

「這是一種新型管理方式,你必須接受這個現實。」威爾考克斯警告道,「你不能直接把工作扔到牆外,期待著它能自主運行。實際情況並非如此。」

從一開始就要確立成功的衡量標凖,還要搞清楚如何監督外包企業。在傳統的管理關係中,你或許可以直接走進某個辦公室裏檢察工作,但外包卻需要定期召開會議或視頻通話,還要撰寫進度更新,甚至要去海外出差。

「作為一名管理者,你需要應對外包帶來的一系列完全不同的問題。」威爾考克斯說,「關鍵是通過各種方法來監督工作結果,以確保你能給企業增加價值。」

Aperian Global上海辦事處諮詢總監、《跨越新邊界》(Leading Across New Borders)一書的聯合作者克里斯蒂·卡爾德維爾(Christie Caldwell)表示,通常而言,監督外包離岸合同的管理者並不負責接下來的事態進展。但如果外包失敗,他們仍會被追責。有時候,外包公司的產品質量不及自主生產的產品,所以改進質量的責任有可能落到你的肩上。

卡爾德維爾說,要避免這種事情發生,訣竅在於搞好關係。事實上,與內部員工之間的關係相比,外部關係的重要性有過之而無不及。

部分原因在於,離岸外包經常需要與來自不同文化的人合作,而在這種環境下,關係便顯得更加重要。例如,卡爾德維爾表示,印度員工往往喜歡先談論自己的家庭和即將到來的假期,然後才會匯報項目的最新進展。

關注受影響的人

在去年與那家富時100指數的公司合作的過程中,諾布賴特需要捋順原有的各種關係。諾布賴特表示,歐洲辦事處的情況尤其複雜,因為在西班牙和荷蘭等地,外包的聲譽通常很差,法國更是如此。在那裏,諾布賴特以律師的身份與代表工人利益的當地工會展開談判,但事態有時會逐步升級。

「為了幫助客戶完成此次轉型,我們承擔了律師之外的許多職責。」諾布賴特說。

最終,全部4,000名受影響的員工都得到了工作機會,有的被安排到不同的崗位,有的則加入了外包合作伙伴的公司。然而,真正的困難是在轉型過程中避免生產效率的下滑,或者損失訓練有素的員工——他們可能到其他地方尋找工作。

諾布賴特表示,對於負責外包事宜的管理者來說,關鍵是關注受影響的人。「有很多不同的利益相關者,也有很多受到影響的人。」諾布賴特說,「永遠不要對他們視而不見。」

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(責編:林杉)

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