企業開設海外辦公室的利與弊

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Image caption 看重個人形像的男人(圖片來源:Getty Images)

當你在中國新設立一間豪華辦公室時,主要是展現了你的商業頭腦,還是為了滿足自己的虛榮心?

在對外擴張之前,招聘顧問茱莉亞·梅根(Julia Meighan)建議你首先考慮此舉是否完全是虛榮心使然?

梅根表示,商業領袖有時候認為,在上海、巴黎或雅加達開設新的辦公室只是一種彰顯實力、提升公司形像的方式。

「在海外啟用新的辦公室之前,應該盡快展開理智的分析。」梅根說,她在跨國招聘公司VMA Group擔任首席執行官。

從法蘭克福到約翰內斯堡,從香港到新加坡,梅根幫助很多公司在海外開設了新的分支機構。每家企業都要求她對地點和費用展開詳細分析,但最重要的其實是分析這種行為本身的動機。

「每家企業的所有者和首席執行官都希望自己能夠領導一家跨國企業。」梅根說,「但你應該認真問自己一個問題:我為什麼要向海外擴張?」

對企業來說,進軍新市場的難度比以前降低了很多,很多企業把工廠設在一個國家,但高層管理人員卻位於另外一個國家,銷售部門更是分佈在世界各地,設計師和程序員甚至可以在咖啡廳裏工作——只要能通過Wi-Fi上網即可。既然如此,你如何判斷是否有必要在城市另一端或地球另一端開設新的辦公室?又或者,這只不過是為了滿足你的虛榮心?

幸運的是,的確有一些方法避免這些項目淪為面子工程。

為了關係,而非虛榮

Image caption 國際化擴張或許只是虛榮心使然,並沒有實際的必要(圖片來源:Getty Images)

設計公司Daylight Design慕尼黑辦公室總經理帕斯卡爾·索伯爾(Pascal Soboll)表示,第一個步驟與你推出新產品,或者改變公司發展方向時採取的措施相似。起草一份詳細的商業計劃,並進行成本效益分析,列舉你這麼做的理由,以及可能由此帶來的好處和壞處。

索伯爾表示,這就需要明確為什麼需要新的辦公室,避免該項目淪為面子工程。對他的公司而言,在慕尼黑開設新的辦公室的確有意義,部分原因在於這座地處德國南部的城市擁有許多優秀的設計師。

「你需要在當地設立辦公室,從而建立商業關係。即便如今已經擁有遠程會議和虛擬會議系統,但如果不能面對面交流,仍然無法建立關係。」索伯爾說。

索伯爾本身就來自德國,為了確保新辦公室的確有意義,他必須要拋開個人感情,不能一心想著把這家位於加州的公司搬回「家鄉」。

「我在開設這個辦公室時格外謹慎,因為其中摻雜著很多個人情感。」索伯爾說,「我們擬定了一份商業計劃,還詳細列舉了潛在客戶,並對如何吸引這些客戶展開了論證,以此來佐證這項計劃的正當性。」

落實細節

一旦你確定新的辦公室不是虛榮心使然,也不是面子工程,接下來就要確保新的選址符合你目前的辦公室文化和未來的計劃。

Code 42是一家擁有400名員工的數據恢復和備份公司,該公司總裁兼首席執行官喬·佩尼(Joe Payne)通過不停地開設辦公室來保持公司的增長。

佩尼表示,尋找理想的地點、談判租金、招募人員並確保整件事情符合公司的文化,有時會令人感覺筋疲力盡。所以,擁有一定經驗的人不太可能出於虛榮心而部署這樣的項目。「之前開設過新辦公室的人,都知道這需要耗費大量的時間和資金,所以不太可能僅僅為了虛榮心而這麼做。」佩尼說。

Image caption 認真思考新的海外辦公室真的物有所值嗎?(圖片來源:Getty Images/Lesvos Greece)

佩尼還補充道,要把公司文化複製到其他地方就需要確定公司在每個辦公室的定位。

無論你的公司理念是什麼,佩尼都堅持認為,在每個地方恰當地落實細節是至關重要的,因為一個辦公室是否有效率通常都取決於細微之處。

例如,佩尼認為,對他的公司而言,就是確保員工始終能夠使用高品質的咖啡機,以及其他的細節問題。他幾年前在德克薩斯州為前雇主開設了新的辦公室。「當我第一次來到那個辦公室時,提到了四五次咖啡機。」他說,「這雖然是件小事,但你不希望出問題。」

獨特差異

梅根表示,除了咖啡外,任何新辦公室都需要深刻理解周圍的商業文化。

「在倫敦可以邊吃早餐邊與人會面,但我發現巴黎人不喜歡在早餐時與人會面。午餐時沒有問題,但邀請人們吃早餐就不會有人接受。」她說。

為了確保自己能夠理解當地的工作文化,梅根會首先在目標城市或目標國家住一段時間。這讓她有機會更好地理順在那裏開設辦公室的邏輯,因為如果失敗了,關閉辦公室的難度將會大大增加。首先,由於要裁員,所以需要付出人員代價。另外還要提前結束租約,並出售家具——這都是管理人員不願看到的。

梅根表示,一旦你通過自己的努力了解了當地文化,並在那裏開設了辦公室,便可以受益於新辦公室帶來的各種好處。

「在當今時代,儘管可以在任何地方做生意,但面對面的關係仍然很重要。」梅根說,「聲譽就是一切,不能僅憑電子郵件來建立關係。」

訪問 BBC Capital 閱讀 英文原文

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