管理者難題:何時讓員工離線

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那條推文是晚上9:15發出的,但卻好幾個小時無人響應。

等到 YouTurn 首席執行官馬克·巴比特(Mark Babbitt)3小時後看到那條推文時,仍然無人回應。失望透頂的巴比特在發給員工的郵件中開門見山地寫道:「我們公司怎麼會發生這麼事情?」

好在這並不是什麼了不起的大事,只是一個有關 YouTurn 網站的技術問題,這是一家專門幫助學生尋找實習機會的公司。但正是此事讓巴比特意識到,他應該為自己和員工找到一種平衡狀態。他真的能因為員工沒有不分晝夜地隨時在線而批評他們嗎?

「就在那時,我意識到自己不能這麼做。我不能當一個奢望所有人都隨時在線的老闆。」巴比特說。

所以,他設計了「第一響應者」機制。現在,他的公司設有專人隨時回復評論或電子郵件,確保其永遠不會漏掉深夜發出的推文,或者通過在線渠道發起的用戶互動。

在當今的商業領域,這堪稱一大創新。任何服務於互聯網受眾的企業都不再遵守傳統的「朝九晚五」工作制——事實上,幾乎已經沒有一家企業還在遵守這樣的工作安排。這便導致工作與生活之間的界限模糊到了史無前例的程度。

對管理者來說,這就意味著要引導員工如何在正常上班時間之外從事工作。一方面要尊重員工的私人時間,另一方面還要按時完成任務,所以必須在這二者之間尋找平衡。無論你相信與否,有的時候,關鍵在於要求員工付出更多的時間,好讓你的員工知道你很重視他們。

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科技進步

舊金山科技公司 Zuora 專門幫助企業打造網絡訂閱服務,該公司創始人兼首席執行官左軒霆(Tien Tzuo)表示,最近的變化都是由「千禧一代」引領的。當千禧一代開始工作時,他們並沒有為工作和家庭生活分別配置手機;他們的電子郵件收件箱會同時顯示私人郵件和工作郵件;他們也更有可能使用社交網絡同時與朋友和客戶建立聯繫。對他們來說,工作和生活都已經混為一談。

左軒霆表示,情況本應如此。「由於老規則已經被打破,所以我不會硬性區分,但我的確認為,千禧一代帶來了自然的工作狀態。」他說。在與員工溝通時,他很喜歡引用伏爾泰的一句話:「工作將我們從無聊、罪惡、貪婪這三大罪惡中拯救出來。」

正因如此,左軒霆才希望能夠隨時隨地通過聊天軟件、電子郵件或手機短信找到自己的員工。當他在晚上10點登錄雲端文檔,修改第二天需要使用的演示文稿時,他通常會發現其他員工已經登錄。

左軒霆知道,有人或許認為這樣的要求對員工過於苛刻。研究顯示,在工作與生活之間實現良性平衡可以提升效率,但左軒霆認為,如今很多行業根本無福享受這種奢侈的待遇。

但左軒霆也表示,如果想要求員工隨時待命,也應該允許他們在常規的工作時段內抽出一些時間來處理個人事務。正因如此,左軒霆才不再像幾個月前帶著7歲的女兒去拔牙時那樣,因為無法與家人相處而感到內疚。

「我希望能及時享受這些時光。你也必須在自己的員工希望享受這些時光時給予理解。」左軒霆說,「你必須保持敏感,你的員工都是人,他們有時候會不分晝夜地隨時待命,但有時候也希望能消失一段時間。」

全天待命

有人擔心,如果讓員工每天都隨時待命,他們可能很快就會筋疲力盡。但匯款服務 TransferWise 總經理喬·克勞斯(Joe Cross)表示,完全可以通過一些方法來避免這種情況的發生。

想要讓員工接受這種「每周7天、每天24小時」的工作安排,就需要讓他們真正認同公司的使命。克勞斯表示,單憑地位和薪水已經不足以吸引他們,因為現在的員工都希望獲得使命感。

「如果能讓員工信仰一些東西,那就不必擔心他們能否隨時通過電子郵件待命。」克勞斯說,「如果認可我們的使命,他們就很願意全天候工作。」

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Image caption 工作與其他生活之間的界限模糊到了前所未有的程度(圖片來源:Getty Images)

TransferWise 最初創辦於愛沙尼亞,在該公司內部,克勞斯先是從歐洲大陸把業務擴張到自己的家鄉倫敦,然後又進軍美國。擁有這樣一家橫跨多個時區的公司,就意味著他的工作時間會比傳統觀念進一步延長。隨後,該公司又進軍了澳大利亞,現在的工作日根本沒有結束的時候。在他的辦公室裏,所有員工都使用聊天服務 Slack。他通常會在晚上睡覺前收到和發送問候語,與員工互道「晚安」。

克勞斯表示,儘管如此,當員工表示他們不能在「朝九晚五」之外工作時,老闆還是應該給予理解。他自己就曾有過這樣的遭遇:一邊用右手拿著書,給女兒讀《貪婪鵝的巧克力慕斯》(Chocolate Mousse for Greedy Goose),一邊用左手輸入電子郵件。「我當時真的感覺自己可能已經超越極限,需要休息一下。」克勞斯說,「如果是現在,我肯定會離線。如果我的員工需要離線,我也很理解。」

如果不能離線

作為《世界走向社交》(A World Gone Social)一書的聯合作者,巴比特認為,離線未必總是好事,對年輕員工尤其如此。千禧一代不希望自己是唯一一個在酒吧尋歡作樂,卻沒有重要郵件可以回復的人,或者從來沒有收到老闆短信的人。

「如果他們是唯一不搶手的人,就會擔心自己錯過機會,感覺自己沒有受到重視。」巴比特說。

但巴比特表示,管理者也必須是良師益友,這意味著要鼓勵員工為自己何時可以待命設定邊界。

至於巴比特,他制定了「第一響應者」制度,指定了一個人專門負責待命,響應深夜出現的網絡問題。有了這項制度,他就不必深夜發郵件批評員工了。「我們如今生活在一個證明經濟時代(testimonial economy),很多事情都取決於外界的評論。」巴比特說。這就需要快速做出響應。

但作為管理者,這也意味著你需要接受員工的評論。

「我們曾經對是否應該在社交網絡上與員工成為『好友』而猶豫不決。」巴比特說。

如今,這些日子已經成為歷史,因為管理者同樣需要獲得下屬的好評。這就要搞清楚如何在不專橫跋扈的情況下管理員工的一天24小時。

訪問 BBC Capital 閱讀 英文原文

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