10 способів подолати безлад в електронній пошті

Робота Копирайт изображения Unsplash

Якщо ваша поштова скринька постійно переповнена, треба розібратися зі справжніми причинами хаосу. Але з чого почати?

У більшості з нас - справжня залежність від електронної пошти. За деякими оцінками, ми проводимо близько п'яти з половиною годин кожного робочого дня, перевіряючи свою поштову скриньку і відповідаючи на листи.

Попри бум соцмереж, який світ переживає в останні роки, імейл зовсім не збирається здавати позиції.

Дослідження прогнозують, що кількість електронних листів, які відправляють щодня, у 2019 році зросте до 246 мільярдів (в порівнянні з 205 млрд у 2015 році).

Цікаво, що молодь користується імейлом так само охоче, як і представники покоління, яке пам'ятає часи його винаходу.

На це, звичайно, можна сказати, що ми стали працювати більше і довше. І частка правди в цьому є.

Однак зростання кількості електронних листів також можна пояснити й тим, що ми всі стали більш залежними від цифрового середовища.

Ми постійно намагаємось розгребти завали в поштовій скриньці, але ситуація тільки погіршується.

Електронна пошта більше не прив'язана до настільного комп'ютера або ноутбука - більшість з нас перевіряє її на смартфонах і планшетах, часом лежачи в ліжку.

Копирайт изображения Unsplash

Як правило, ми прагнемо відповісти на лист відразу, думаючи, що це свідчить про нашу постійну готовність зазирнути в поштову скриньку. Швидко відповідаючи на імейли, ми намагаємося хоч якось зменшити кількість листів, які чекають нашої відповіді.

Однак поштова скринька наповнюється знову і знову - зі швидкістю, яка часом вводить нас у депресію.

Утім, щоб стати справжнім господарем своєї електронної пошти, треба розібратися з глибинними причинами хаосу в ній. Лікувати симптоми - не має сенсу.

Ось десять способів побороти цей хаос.

1. Припиніть користуватися імейлом як месенджером

Електронна пошта не призначена для швидкого обміну повідомленнями. Маса часу йде на те, щоб розібратися, хто, що і коли написав, на що відповів і як.

Імейли в таких листуваннях, як правило, мають однакові заголовки, що сильно ускладнює пошуки.

Щоби побалакати або швидко обговорити якусь тему, краще підходять месенджери. А взагалі-то зателефонуйте або поговоріть віч-на-віч.

2. Уникайте тиражування

Знайома ситуація? Ви отримуєте СМС: "Хочу перевірити, чи отримав ти мій імейл". Потім дзвонить телефон: "Я послав тобі листа".

Багато людей, як і раніше, не довіряють рішенням, ухваленим в електронному просторі. До домовленостей, досягнутих імейлом, ставляться з підозрою і намагаються перевірити за допомогою додаткових листів, СМС та телефонних дзвінків.

Копирайт изображения Unsplash

А ще й зустрітися віч-на-віч, щоби підтвердити те, про що начебто вже домовилися телефоном.

Все це забирає багато часу і часто заплутує. Електронна пошта - не найкраще місце для прийняття офіційних рішень.

Стара добра кімната для нарад, де ми зустрічаємося як реальні люди, живі істоти, де можна потиснути один одному руку і подивитися в очі, - як і раніше найкраще місце для ухвалення спільних рішень.

3. Влаштуйте прополювання свого електронного городу

Переповнена поштова скринька нагадує город, який поріс бур'янами. Тож необхідно регулярно виділяти час на його прополювання.

Один з простих і ефективних способів - використовувати функцію пошуку в пошті. Яке слово шукати? Ну звичайно "unsubscribe" - "відписатися".

По-перше, це нагадає вам про те, на які розсилки ви колись мали необережність підписатися, по-друге, дасть можливість тут же натиснути на "відписатися".

Ви будете здивовані, скільки розсилок приходить у ваш скриньку, а ви зовсім не пам'ятаєте, щоб ви на них підписувалися!

Зробіть собі послугу на майбутнє - зайдіть в кожне з них і натисніть на "відписатися".

4. Папку "спам" використовуйте з розумом

Автоматичне розпізнавання спаму з кожним роком стає ефективнішим. Однак такі листи все одно час від часу потрапляють до нашої поштової скриньки.

І це ще один простий спосіб прополоти ваш імейл-город. Відведіть трохи часу на те, щоб навчити ваш спам-фільтр точніше розпізнавати такі листи.

Копирайт изображения Getty Images

Не просто видаляйте спам, а кладіть його в папку, призначену для нього.

Крім того, не забувайте регулярно заглядати в неї, щоб перенести в основну папку, листи, які потрапили в спам помилково.

5. Попросіть друзів і колег не надсилати вам імейли

Не соромтесь. Просто будьте тактовні. Це ще одна причина того, що ваша поштова скринька переповнена: листи від близьких вам людей, а також від колег, які сидять в одній кімнаті з вами - часом за сусіднім столом.

Ввічливо попросіть їх не обговорювати імейлом питання, які краще вирішити під час особистої зустрічі, телефоном або в месенджері.

6. Формулюйте прохання просто і конкретно

Не пишіть надто складних імейлів. Якщо ви ставите в листі п'ять запитань, будьте впевнені - більшість ваших адресатів відповість лише на останнє.

Це породжує новий вал листування, в ході якого ви будете домагатися відповідей на інші чотири питання.

7. Відповідайте на листи вичерпно

Відповідайте на всі запитання, що містяться в листі. Якщо ви щось упустите, це стане причиною продовження листування - доки автор листа не отримає від вас відповідь.

8. Перевіряйте поштову скриньку тільки в певний час

Вже давно доведено, що ми працюємо більш продуктивно і відчуваємо меншу напругу, коли заглядаємо в пошту і відповідаємо на імейли тільки у певний час - кілька разів на день.

Копирайт изображения Getty Images

Ми не повинні бути на зв'язку щохвилини. Але якщо це входить до вимог вашої роботи, то електронна пошта - далеко не найкращий спосіб. Використовуйте месенджери.

9. Повторіть заголовок імейла всередині листа

Можливо, вам здається, що повторення одного і того ж - марна трата часу і сил. Але це не так у випадку використання електронної пошти.

Напишіть коротку суть вашого листа в заголовку імейла і потім повторіть ту саму інформацію в останньому реченні.

Точно викладене і повторене двічі запитання збільшує ймовірність того, що вам дадуть вичерпну відповідь.

10. Припиніть користуватися електронною поштою. Зовсім.

Число людей і організацій, які повністю відмовилися від використання електронної пошти та перейшли на інші види комунікацій, зростає щодня (хоча поки і не зрозуміло, які результати це принесе у віддаленому майбутньому).

Копирайт изображения Mathyas Kurmann / Unsplash

Відмова від імейлу, однак, зробить ваше робоче життя більш продуктивним і менш нервовим. Інші види зв'язку (наприклад, месенджери) є гнучкішими.

У будь-якому випадку, можна спробувати - принаймні протягом тижня. Життя без електронної пошти - цілком можливе.

Спробуйте виконати хоча б деякі з цих рекомендацій.

Часом ті речі, які ми вважаємо очевидними, саме й приносять нам найбільші проблеми.

Ця стаття вперше опублікована на сайті The Conversation і поміщена тут у рамках ліцензії Creative Commons. Її автор Пол Леві - старший науковий співробітник кафедри управління інноваційною діяльністю Університету Брайтона (Велика Британія).

Прочитати оригінал цієї статті англійською мовою ви можете на сайті BBC Capital.

Хочете отримувати головні статті в месенджер? Підписуйтесь на наш Telegram.

Новини на цю ж тему