Họp đứng có lợi hơn là họp ngồi?

Bản quyền hình ảnh Warner Bros Television

Tại sao cứ phải chịu đựng các cuộc họp tẻ nhạt? Hãy thử một phương thức mới!

Họp hành giờ không chỉ còn bó hẹp ở trong một căn phòng mà càng ngày càng nhiều “họp viên” muốn ra ngoài trời, đến một nơi nào thú vị hơn!

Vừa đi vừa họp là cách họp được các giám đốc điều hành của các hãng công nghệ như sếp Twitter Jack Dorsey, hay ông chủ Facebook Mark Zuckerberg ưa thích.

Cách thức mới mẻ này đã lan ra nhanh chóng sau khi thuyết trình của Nilofer Merchant, một chuyên gia về ý tưởng sáng tạo trong kinh doanh, được tán thưởng rộng rãi.

Đoạn video clip Nilofer Merchant thuyết trình hồi 2013 sau khi đăng trên trang web TED.com - chuyên trang chia sẻ các ý tưởng táo bạo từ những diễn giả nổi tiếng - đã thu hút tới 1,7 triệu lượt xem. Từ đó đã dấy lên một trào lưu mới: mọi người háo hức tìm giải pháp trong những lúc đi dạo thay vì ngồi chết dí quanh bàn.

Các cuộc họp dài lê thê là một thứ “tai hoạ” cho nhiều công sở, một thứ khó chịu mà người ta buộc phải "sống chung".

Cho nên không ai lạ gì cảnh nhiều người trong lúc ngồi họp thường lôi điện thoại ra chơi game hoặc kiểm tra email.

Một số công ty đã tìm cách bớt họp, nhưng cách này chỉ giải quyết được phần nào vấn đề.

Và thế là mô hình vừa đi dạo vừa họp xuất hiện.

Việc đi dạo trong lúc họp không chỉ tốt cho sức khỏe mà còn giúp gợi mở sáng tạo, khuyến khích động não để giải quyết những vấn đề chúng ta còn vướng mắc mà không bị phân tâm bởi các thiết bị điện tử.

Không gian thoáng đãng ngoài trời cũng tạo tâm lý thoải mái hơn. Các ý kiến xây dựng sẽ dễ được đưa ra hơn mà không bị gò bó bởi các hệ thống cấp bậc trong công ty, còn mọi người thì tập trung hơn vào việc bàn những vấn đề quan trọng thay vì sa đà vào những chuyện vụn vặt.

Có những bằng chứng cho thấy kiểu 'đi - họp' này rất hiệu quả.

Một nghiên cứu tiến hành năm 2014 với 176 sinh viên Đại học Stanford cho thấy trong các bài kiểm tra về mức tư duy sáng tạo, các sinh viên hay đi dạo thường đưa ra các câu trả lời hấp dẫn hơn những người hay ngồi lỳ.

"Khi đi bộ, mọi người cảm thấy thoải mái hơn, và do đó việc trao đổi sẽ đạt kết quả tốt hơn," Phil Jones, giám đốc điều hành công ty Brother UK Ltd – hãng chuyên cung cấp các thiết bị văn phòng nói. Ông bắt đầu áp dụng họp kiểu này từ một năm trước.

Bản quyền hình ảnh Getty

Cách tổ chức

Vậy bạn sẽ tổ chức một buổi 'đi - họp' như thế nào?

Nghĩ sẵn tuyến đường, nhưng không cần tính kỹ quá. Lúc khởi đầu, bạn không nhất thiết phải vạch ra một tuyến đường rõ ràng, chính xác quá. Như thế hiệu quả hơn và cũng đỡ căng thẳng hơn so với việc phải dẫn dắt đồng nghiệp đi theo một lịch trình sít sao, Jones nói.

“Chả ai muốn nội dung đang trao đổi lại bị nhãng đi bởi chuyện phải để ý xem 'giờ ta đi đâu tiếp nhỉ',” ông nói.

Trước lần tổ chức buổi 'đi – họp' đầu tiên của mình với các đồng nghiệp, Jone tính trước một lộ trình 30 phút ngay gần văn phòng mình, ở ngoại ô Đông Manchester, nước Anh.

Nay, ông vẫn sắp xếp một đến hai buổi họp hàng tuần trên đoạn đường đi bộ 30 phút này. Nếu cần thêm thời gian thảo luận, tới một tiếng chẳng hạn, ông chỉ cần đi lại vòng nữa.

Bàn ít chuyện thôi. Hãy giới hạn nội dung thảo luận lại trong một chủ đề để buổi họp không quá dài và để khỏi phải ghi chép, đó là lời khuyên của Stephen Waddington, chuyên gia tổ chức dịch vụ đính hôn của hãng Ketchum, một công ty quan hệ công chúng đóng tại London.

"Mô hình 'đi - họp' sẽ không thích hợp nếu có tới mười chuyện cần bàn một lúc,” ông nói. Hãy gửi trước nội dung sẽ thảo luận và gợi ý một số kết quả dự kiến để mọi người không cảm thấy ngại về chuyện họ không ghi chép trong khi đi được.

Nhỏ tốt hơn to. Natalie Wilkins, giảng viên ngành quản trị ở St Cergue, Thụy Sĩ đưa ra lời khuyên: Tốt nhất là nên bắt đầu với nhóm chỉ khoảng hai đến ba người.

Lý do rất đơn giản: nếu đi nhóm nhỏ thì không ai bị tụt lại đằng sau khiến bị lỡ ít nhiều nội dung thảo luận, nhất là khi hè phố không đủ rộng để cả nhóm dàn hàng ngang mà đi. Chọn lối đi gần công viên hoặc nơi nào yên tĩnh một chút là lý tưởng nhất.

Thảo luận kỹ

Thay vì mang theo sổ ghi chép hay điện thoại, hãy tập trung vào việc “thảo luận một cách sâu sắc và hữu ích”, Jones nói.

Nếu các đồng nghiệp lần đầu tiên tham gia họp theo cách này, Jones sẽ đề nghị họ không mang theo các thiết bị điện tử và không dùng điện thoại trong lúc đi bộ, nhưng ông vẫn dành mười phút sau buổi 'đi - họp' để chốt lại các vấn đề và lập kế hoạch tiếp theo.

Những người thường xuyên 'đi - họp' nói họ thấy cách họp này là hiệu quả, đặc biệt với những chủ đề có thể là khó xử, Waddington nhớ lại khi dự một buổi họp như vậy mà không được biết trước nội dung.

Khi cùng đi trong môi trường ngoài trời ít gò bó, mọi người cảm thấy cởi mở, thoải mái hơn, và hơn nữa, "do không phải đối mặt nên dễ xử lý các vấn đề nhạy cảm hơn," ông nói.

Bản quyền hình ảnh AFP
Image caption Tổng thống Mỹ Barack Obama có buổi vừa đi vừa họp với Thủ tướng Ấn Độ Narendra Modi. (Hình: Saul Loeb/AFP/Getty Images)

Một nhược điểm của kiểu họp này, nhất là khi nhóm đông hơn hai - ba người, là mọi người có thể không nghe hết được các thông tin trong lúc đi.

Các phương tiện nghe nhìn được dùng trong các buổi họp thông thường có thể làm sao lãng hoặc gây buồn chán, nhưng lại có ưu điểm là giúp người nghe hiểu được vấn đề dễ hơn.

Các phương tiện này lại không thể dùng được trong các buổi 'đi - họp'. Cho nên Wikins khuyến cáo không nên chọn cách 'đi - họp' khi muốn bàn về các khái niệm mới, phức tạp.

Thích nghi với thời tiết

Một điều phải chú ý khi tổ chức một buổi 'đi - họp' là phải tính đến cả sức khoẻ lẫn trang phục (giầy đi bộ, áo khoác) của những người tham dự, Ted Eytan, bác sỹ giám đốc trung tâm y tế Center for Total Health with Kaiser Permanente ở Washington DC nói. Ông đã tổ chức các buổi 'đi - họp' trong suốt 10 năm qua.

Trước khi mời ai đó, Eytan phải chắc rằng họ mặc đồ thích hợp để đi ngoài trời và cảm thấy thoải mái với việc đi dạo. Ông còn chuẩn bị đầy đủ đồ dùng để có thể đi bộ trong thời tiết khắc nghiệt.

Chẳng hạn trong một cuộc họp bị dính mưa phùn ở Seattle, bác sỹ Eytan và đồng nghiệp đã thay nhau cầm ô che mưa. Ông nói thêm, thậm chí, những thảo luận sâu sắc trong hoàn cảnh như vậy lại trở nên đáng nhớ hơn.

Mặc dù phải mất công chuẩn bị thêm cho những buổi họp kiểu này, nhưng Eytan nói cho đến nay các đồng nghiệp của ông đều hết sức hào hứng mỗi khi có cơ hội ra ngoài tản bộ thay vì phải ru rú trong văn phòng suốt cả ngày.

"Chán nhất là phải ngồi trong một căn phòng và nhìn chằm chặp một ai đó tới cả nửa giờ đồng hồ," Eytan nói. "Nếu có một buổi làm việc kiểu vừa đi vừa họp, chắc chắn nó sẽ là một điểm sáng trong ngày."

Bản gốc tiếng Anh bài này đã đăng trên BBC Capital.

Tin liên quan