Cách viết thư tự động 'tôi đang đi vắng' đạt hiệu quả

Getty Images Bản quyền hình ảnh Getty Images

Chúng ta đều đã từng rơi vào tình trạng đó. Một buổi tối ăn chơi tưng bừng đang chờ đợi; trên đường phố, từng đám đông túa ra từ quán rượu, tràn xuống vỉa hè trong trang phục mùa hè với tay áo sơ mi xắn cao.

Nhưng trong lúc bạn đang cuống cuồng muốn cố xử lý hết công việc trước khi nghỉ cuối tuần thì mỗi khi gửi ra một email bạn ngay lập tức nhận lại được một câu trả lời, nhanh tới mức đáng ngờ.

Cách chào cuối email có thể khiến bạn mất việc

Cách 'bán' câu chuyện cuộc đời mình để thành công

Cách học thành thạo kỹ năng mà không tốn thời gian

Để tránh kiệt sức vì công việc

Vâng, đó chính là thư trả lời tự động đáng sợ thông báo tình trạng "tôi đang đi vắng", được tạo lập để chọc bạn về một thế giới giải trí đầy hấp dẫn bên ngoài, đồng thời khiến mục tiêu hoàn thành công việc mà bạn đặt ra trở nên xa xôi hơn một chút.

"OOO" (Out-of-Ofice - Vắng mặt khỏi văn phòng): liệu có bao giờ ta có thể tìm được một từ viết tắt nào tài tình hơn thế?

Có lẽ sẽ không phải là quá tệ nếu như từ viết tắt này thực sự có tác dụng khi mà bạn cần phải gửi ra một dòng thư trả lời tự động. Song, trừ phi bạn đang sống ở Pháp, nơi 'quyền không kết nối' của người lao động được quy định rõ ràng trong luật, nỗi sợ hãi kép về nguy cơ bỏ lỡ những cơ hội và hàng núi thư chồng chất lại trong thời gian bạn không đi làm nhiều khả năng sẽ khiến bạn thỉnh thoảng phải liếc mắt kiểm tra hộp thư điện tử.

Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption 'Thực tế là bạn sẵn sàng nêu ra rất nhiều những thắc mắc rồi mong chờ nhận được câu trả lời, điều đó có nghĩa là bạn vẫn chờ đợi được'

Hồi đầu năm, diễn viên hài người Anh Steve Coogan đã nhấn mạnh một xu thế đang ngày càng tăng trong việc nhìn nhận lại lời đáp OOO, khi ông dùng nó để không phải là quảng cáo về sự vắng mặt của bản thân mình mà là để quảng cáo cho sự trở lại màn ảnh của Alan Partridge mà ông thủ vai, một nhân vật hoạt động trong ngành truyền thông chuyên gặp chuyện rủi ro,

Được viết bằng giọng điệu không thể bắt chước được, ông dùng lời lẽ nghiêm khắc đáp trả bất kỳ ai dám gửi email cho mình. "Tôi không có mặt tại văn phòng, cho nên không thể và sẽ không hồi đáp email của bạn," email mở đầu. "Nếu có việc khẩn, có lẽ bạn nên thử gọi điện thoại thay vì gửi thư. Thực tế là bạn sẵn sàng nêu ra rất nhiều những thắc mắc rồi mong chờ nhận được câu trả lời, điều đó có nghĩa là bạn vẫn chờ đợi được, thậm chí ngay cả khi bạn chọn đánh dấu chấm than vào email để làm cho nó nổi bật trong hộp thư đến của tôi cũng vậy thôi. Đừng thúc tôi theo cách đó."

Thời trang công sở của phái đẹp hình thành thế nào?

Chính sách 'ngoại giao gấu trúc' của TQ

Kẽ hở pháp luật che khuất chênh lệch thu nhập theo giới

Ai mà chẳng thích viết ra những thứ với lời lẽ tức giận như thế? Nhưng nhà thiết kế thời trang ở Los Angeles, Paul Woods, thì lại không viết thế.

Woods là tác giả cuốn 'Cách làm việc tuyệt vời không cần phải là người thô lỗ'. Ông đề xuất bạn nên bắt đầu một email OOO của bạn như sau: "Người gửi thân mến, như bạn đã biết, tôi đang đi nghỉ. Tuy nhiên, dường như bạn đã bỏ qua một số email, các cuộc trò chuyện và tin nhắn trực tiếp trong tuần qua về chủ đề này. Dưới đây bạn có thể tìm thấy một bản tóm tắt chi tiết những gì tôi sẽ không thực hiện cho đến khi tôi quay trở lại văn phòng…" Và bản tóm tắt đó gồm cả những thứ như mặc quần áo trang phục thế nào, kể cả khi xuất hiện trước công chúng, và việc kiểm soát mức độ uống rượu của ông.

"Thế giới quá đủ nghiêm túc rồi - nên mọi người cần, và thường đánh giá cao một khoảnh khắc đùa cợt bất ngờ trong ngày," Paul nói khi được hỏi về cách người nhận có thể phản ứng với một email OOO như vậy.

Ông cũng tâm sự rằng bản thân ông không sử dụng các phản hồi hoàn toàn tự động. "Lần cuối cùng tôi thử tạo một email OOO, mọi sự trở nên hỏng bét đến mức không biết thế nào mà hộp thư của tôi phản hồi tất tần tật từng email một đến tất cả các khách hàng từ bao năm trước - thực sự chả khác gì súng bắn liên thanh cả tràng thông báo với số lượng lên đến hàng ngàn emails theo nghĩa đen."

Chúng ta đương nhiên là đã trải qua một chặng đường dài kể từ những ngày trăng mật của You've Got Mail, bộ phim hài tình cảm lãng mạn của Meg Ryan ra năm 1998, trong đó mỗi lần có thư điện tử đến là lại khiến trái tim của Tom Hank xốn xang (và ngược lại).

Ngày nay, trong giới công nghệ, bạn sẽ nghe những câu chuyện truyền miệng về những người đã thiết lập chương trình chạy trong 15 ngày (trước khi họ đi nghỉ) sao cho hệ thống email của họ tự động xóa bỏ các email chưa đọc sau một tuần. Những người khác thì cắt giảm hết câu chữ trong nội dung email OOO, chỉ giữ lại vỏn vẹn một từ duy nhất trên dòng tiêu đề: "Không."

Để báo cho chúng ta biết rằng cả đống email đã đến hạn xử lý, Kay Woodward từ Anh Quốc, tác giả cuốn 'Cô ấy sẽ làm gì?' (What Would She Do?), đã đưa câu chuyện về một trong các nữ anh hùng ngoài đời thực, Emmeline Pankhurst (và phương châm hành động của phong trào Pankhurst đòi quyền bầu cử cho phụ nữ) vào thư trả lời tự động về việc bà vắng mặt khỏi văn phòng (OOO). "Hãy hành động, đừng gửi email. Đó là những gì mà các thành viên Suffragettes cần. Và hãy đối diện với thực tế rằng tôi có lẽ là dẫu sao thì cũng ở trong tù rồi, cho nên có muốn lắm tôi cũng không thể trả lời email được."

Tất nhiên là mỗi tin nhắn đều được tự động gửi để trả lời cho riêng từng tin nhắn, một email OOO trống không có lẽ chả nói lên điều gì hơn ngoài việc bạn sẽ đi vắng cho đến tận tuần sau, sao không thử thể hiện thêm một chút tính cách cá nhân mình vào đó?

Bạn có thể trở nên khác biệt khi bổ sung các bản sắc cá nhân vào các trả lời tự động của robot. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các hình ảnh động hoặc các biểu tượng cảm xúc để thay thế cho một số từ ngữ. Hoặc đối với một đoạn điệp khúc thơ tạo hình - bạn biết mà, bạn có thể sắp xếp các từ ngữ của bạn trên màn hình để tạo thành một hình ảnh của một cây dừa hoặc một ly nước quả miền nhiệt đới - để tạo ấn tượng về một kỳ nghỉ phải không?

Điều đáng chú ý ở đây là số lượng các chi tiết mang màu sắc cá nhân này phụ thuộc vào tính chất nội dung trao đổi. Chẳng hạn như chi tiết tạo được cho bạn dấu ấn trong các ngành công nghiệp sáng tạo không chừng lại gây phản tác dụng trong lĩnh vực tài chính.

Tuy nhiên, bất kể công việc của bạn là gì, một email OOO khiêm nhường có thể được việc hơn nhiều so với việc chỉ đơn giản thông báo cụt lủn với người nhận rằng chớ mong đợi sẽ có phản hồi nhanh chóng.

Một email trả lời tự động, nếu được phác hoạ đủ tinh tế, thậm chí có thể tạo tiếng vang cho công việc kinh doanh của bạn. Trong khi người nhận chờ bạn phản hồi, có khi họ lại muốn xem thêm trang web mới của bạn hoặc đăng ký nhận bản tin hàng tháng của bạn ấy chứ?

Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption 'Tôi lúc này không có mặt tại bàn làm việc nhưng sẽ ngay lập tức trả lời bạn khi họ trang bị cho tôi một cái bàn'

Mùa hè năm ngoái, ngôi sao Hollywood Ryan Reynold chuyển sang làm nghề chưng cất rượu gin đã cho thấy "email OOO" có thể trở thành một công cụ tiếp thị như thế nào. "Cảm ơn bạn đã gửi email và quan tâm đến nhãn hàng rượu Aviation American Gin! Tôi lúc này không có mặt tại bàn làm việc nhưng sẽ ngay lập tức trả lời bạn khi họ trang bị cho tôi một cái bàn," email đầu tiên của ông viết.

Vài tháng sau lại có một email khác: "Đây chỉ là email Thông Báo Tình Trạng Vắng Mặt Tại Văn Phòng Lần Thứ 2 của tôi. Như những gì được người ta nói cho, nội dung email nên ngắn gọn, ngọt ngào và KHÔNG BAO GIỜ quá cá nhân hay quá tình cảm."

Sau khi chương trình Tivi The Tonight Show do Jimmy Fallon dẫn yêu cầu ông đọc một trong những email OOO đó, thì cả cơn lũ email đã tràn đến hộp thư Ryan@AviationGin.com - khoảng 20.000 emails trong một ngày, số lượng đủ để làm tan chảy máy chủ của các thương hiệu nhỏ. May mắn thay, điều đó cũng đã thu hút sự quan tâm của các nhà bán lẻ và các nhà hàng, tạo một triển vọng bắt đầu mang tới tiền thưởng doanh thu bán rượu.

Lời khuyên mà Reynold đã vui vẻ chia sẻ trên thực tế đi ngược lại với một bài báo gần đây trên Tạp chí Harvard Business Review. Ngắn gọn, xác thực và lịch thiệp? Đương nhiên rồi. Nhưng sao phải loại bỏ tính cá nhân và cung bậc cảm xúc?

Hãy cân nhắc chút, bởi vì đó chính là những thành phần có thể giúp các đối tác của bạn cảm thấy sợi dây liên hệ với bạn trở nên gần gũi hơn. Tô màu cho email OOO của bạn với một loạt thông tin cá nhân - như bạn sẽ đi đâu và lý do bạn vắng mặt - đồng nghĩa bạn đã sẵn sàng bắt đầu một cuộc trò chuyện cho lần tiếp theo trên con đường sắp tới của bạn.

Đó là một mẹo mà Kate Leaver, tác giả người Úc của cuốn sách mới xuất bản 'The Friendship Cure: A Manifesto for Recconnect in the Modern World' (tạm dịch: 'Phương thức duy trì tình bạn: Cách tái kết nối trong thế giới hiện đại') - cuốn sách đạt kỷ lục sách bán chạy trong một thời gian dài.

"Tôi thường chỉ mô tả những thứ ngon nhất tôi sẽ ăn khi tôi vắng mặt. Tôi cho rằng điều đó làm cho mọi người ghen tị một cách vui vẻ, trong tâm trạng thấy vui cho tôi," bà nói. Một phản hồi tự động điển hình từ những cuốn sách của bà: "OOO: Đang bận rộn ăn uống để bồi bổ cơ thể trong quán kem Ý Gelato. Rất vui, wifi không thật tốt trên các bãi biển lộng gió của Ý nên tôi chắc sẽ không thấy email của bạn trong nhiều ngày."

Cảm giác tự mãn là điều khó tránh khỏi trong một email OOO.

Nhà thơ Rishi Dastidar từ London, tác giả tập đầu tay Ticker-Tape được quảng cáo là "người đòi hỏi ở mức tối đa trong Thế kỷ 21", chấp nhận điều này và để cho buổi trình diễn nội tâm của mình được tự do phô diễn bằng cách viết những bài thơ cho các email OOO của mình. "Đúng vậy, giọng điệu của những bài thơ này có chút tự mãn "nhưng nếu bạn phải nói với đồng nghiệp rằng bạn đang ở xa, tại sao không thử làm điều đó với một chút phong cách và một chút khoa trương?", ông chỉ ra, và nói thêm rằng đó cũng là một trong những phương tiện giúp bạn đảm bảo có được độc giả. Dưới đây là cách ông giải thích rằng ông vắng mặt vì đi Pháp:

Đi trốn ở Belleville

Tôi đến Paris vào kỳ nghỉ,

Vì vậy, tạm biệt bạn cho đến ngày mùng hai,

Như vậy kể từ hôm nay cho đến ba tuần nữa;

Tôi đến Paris vào kỳ nghỉ.

Xin lỗi làm phiền bạn theo cách này,

Song tôi thấy thật tuyệt

Tôi đến Paris vào kỳ nghỉ,

Vì vậy, tạm biệt bạn cho đến ngày mùng hai.

Song có lẽ chúng ta đã làm sai hết cả cũng nên, và chẳng qua toàn làm nô lệ cho công nghệ bằng cách nhọc nhằn tạo ra các email OOO như một tổng hoà hoàn hảo của bản sắc cá nhân, sự thân thiện đồng thời là cả công cụ tiếp thị kinh doanh.

Có lẽ cần phải kín đáo hơn nếu chúng ta muốn các email OOO thực sự phục vụ cho chúng ta? Giáo sư Meredith Broussard từ Đại học New Yorrk University, người đã viết cuốn 'Artìicil Unintelligence: How Computers Misunderstand the World' (tạm dịch: 'Trí tuệ nhân tạo không thông minh: Máy tính hiểu sai về thế giới như thế nào'), đã lấy nguồn cảm hứng cho những email OOO của mình từ nhà văn kiêm nhà thơ Mỹ chuyên viết về trẻ em E.B. White, người đã từng từ chối lời mời của Tổng thống Eisenhower với những câu chữ như sau: "Tôi buộc phải từ chối, vì lý do bí mật".

Đúng vậy, email OOO của Broussard đọc lên đơn giản là: "Tôi không có mặt tại nơi làm việc vì lý do bí mật."

Nào, nếu như bạn dùng câu đó để khởi đầu cho một cuộc trò chuyện thì sẽ thế nào?

Bài tiếng Anh đã đăng trên BBC Capital.

Chủ đề liên quan

Tin liên quan