Cách thoát khỏi đầu óc quá bận rộn của công việc thời hiện đại

Một bài học về sự tập trung sâu sắc có thể thấy được ở các kỹ sư phần mềm, những người không bao giờ cấu trúc quá trình làm việc của mình theo một cách bất kỳ và tùy tiện. Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption Một bài học về sự tập trung sâu sắc có thể thấy được ở các kỹ sư phần mềm, những người không bao giờ cấu trúc quá trình làm việc của mình theo một cách bất kỳ và tùy tiện.

'Tập trung cao độ' có nên trở thành trụ cột chính của văn hóa nơi làm việc?

Tiếng chuông có tin nhắn tin nhắn khiến chúng ta buộc phải trả lời vì công việc, có thể có hại hơn là có lợi. Chúng ta thấy cần phải trả lời vì dù sao cũng là công việc. Nhưng việc luôn vướng mắc vào đây khiến ta không bao giờ có cơ hội suy nghĩ sâu xa được. Và đó là một khó khăn cho các công ty muốn nhân viên của họ có năng suất cao nhất.

Ly cà phê đắt nhất thế giới với giá 75 đô la

Thị trường công việc tạm thời bùng nổ nhờ di dân

Cuộc cách mạng vĩ đại tiếp theo ở văn phòng sẽ cần phải sửa điều này, theo ý kiến một người muốn thiết lập lại cách chúng ta làm việc. Ông tin rằng giá trị mà ai đó có thể mang lại cho một công ty sẽ được đánh giá không phải bởi kỹ năng, mà bởi khả năng tập trung suy nghĩ. Nhưng làm thế nào để có được thời gian tắt bỏ những phiền nhiễu này và làm việc tốt nhất?

Nơi làm việc của ta hiện được thiết lập sao cho thuận tiện, chứ không phải để có được cái tốt nhất từ não, Cal Newport, tác giả cuốn sách bán chạy nhất bao gồm Deep Work và Digital Minimalism, và giáo sư của Đại Học Georgetown, nói. Hiện trong công việc thuộc lĩnh vực tri thức, nơi mà sản phẩm được tạo ra bằng trí tuệ con người thay vì máy móc, chúng ta luôn phải sẵn sàng và chờ đón nhiệm vụ đa dạng. Đây là hai điều không tương thích với việc suy nghĩ sâu sắc và sáng tạo.

"Trong công việc tri thức, nguồn lực chính là bộ não và khả năng tạo ra thông tin mới có giá trị," Newport nói. "Nhưng hiện chúng ta chưa làm tốt việc này."

Một số người coi đa nhiệm vụ là tốt, ngay cả khi chúng ta trực giác biết rằng bộ não của chúng ta gặp khó khăn khi phải tập trung vào nhiều thứ cùng một lúc. Các nhà tâm lý học nghĩ rằng những người đa nhiệm có sự kiểm soát bất thường đối với sự chú ý. Nhưng bằng chứng cho thấy rằng những người này không được ban tặng khả năng đặc biệt để có thể tung hứng nhiều dự án. Thực tế, trong nhiều nhiệm vụ trí tuệ, người đa nhiệm loại giỏi thực hiện không tốt. Khả năng của bộ não là hạn chế về những việc ta có thể làm tại một thời điểm bất kỳ. Và việc sử dụng các thủ thuật để cố nhồi nhét hết mức vào ngày làm việc có thể có hại nhiều hơn có lợi.

Việc phải luôn luôn ở tư thế sẵn sàng và phải giải quyết công việc ngay lập tức khiến chúng ta thấy khổ sở, Newport nói. "Việc này không phù hợp với các mạch xã hội trong bộ não. Nó làm cho ta thấy khó chịu khi biết ai đó đang chờ đợi ta trả lời. Nó làm ta lo lắng.

Khi nói dối là kỹ năng cần thiết để hành nghề

Cách chào cuối email có thể khiến bạn mất việc

Sinh viên mới tốt nghiệp cần giúp gì khi vào nghề?

Bởi vì việc trả lời nhanh theo email, theo Slack hoặc theo các áp dụng khác là rất dễ dàng, nếu không làm vậy thì ta thấy tội lỗi, và người ta đang hy vọng mình trả lời. Điều này, Newport nói, đã làm tăng đáng kể số lượng việc phải làm cho người khác. Những người tri thức trung bình sẽ chịu trách nhiệm về số việc gia tăng so với trước khi gửi email. Điều này làm cho chúng ta cuống lên. Chúng ta nên suy nghĩ để loại bỏ những thứ họ cần phải làm, không giao thêm việc phải làm cho họ."

Sẽ dẫn tới đâu nếu như cứ phải liên tục làm việc? Không tránh khỏi là bị kiệt sức. Newport mô tả cách làm việc như vậy là kiểu "đầu óc tổ ong nhộn nhịp". Những cuộc hội thoại phi cấu trúc trên các ứng dụng nhắn tin và các cuộc họp bất thần xuất hiện trong lịch biểu gây nghẽn việc trong ngày. Mục tiêu của ông, cung cấp cho mọi người không gian để làm công việc tốt nhất của họ mà không bị phân tâm, là chủ đề của cuốn sách sắp tới 'Thế giới Không Có Email' của ông.

Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption Phải mất trung bình 23 phút và 15 giây để lấy lại sự tập trung cao độ sau khi bị một sự gián đoạn, theo Gallup

Ý tưởng của Newport là cho phép người ta làm ít việc hơn, nhưng tốt hơn. Việc cắt bỏ những cuộc trò chuyện không cần thiết là rất quan trọng nhưng chỉ khi văn hóa của tổ chức này cho phép giao tiếp chậm hơn. Phải mất trung bình 23 phút và 15 giây để lấy lại sự tập trung cao độ sau khi bị một sự gián đoạn, theo Gallup

Vì sao cách nói trong kinh doanh đôi khi khó nghe

Bí quyết kết bạn với người ngại giao tiếp

Những khó khăn đằng sau biểu tượng đồng euro

Các giám đốc dành 85% thời gian trong ngày là để họp, gọi điện hoặc nói với người khác về công việc, nhưng họ không làm việc," Newport nói. Điều đó là linh hoạt và thích ứng, nhưng mâu thuẫn với cách thức hoạt động của bộ não con người. Những thay đổi bối cảnh này đang tàn phá và làm bạn mệt mỏi. Sau đó người ta cố gắng đối phó với các 'cắt bỏ', thí dụ cắt bỏ email vào thứ sáu. Nhưng điều này không ổn vì sẽ không biết được tiến trình công việc nếu không email cho nhau."

Đột ngột ngừng email hoặc Slack sẽ chỉ áp dụng nếu thiết lập một thứ khác thay thế. Newport gợi ý, và nhiều người cũng đồng ý, rằng giao tiếp thực thể sẽ có hiệu quả hơn. Nhưng điều quan trọng là khuyến khích một nền văn hóa mà sự trao đổi mạch lạc là quy tắc.

Newport đang ủng hộ cách tiếp cận tuyến tính hơn đối với tiến trình công việc. Mọi người cần dừng hoàn toàn một nhiệm vụ để chuyển đổi toàn bộ suy nghĩ của mình sang nhiệm vụ tiếp theo. Tuy nhiên, điều này thật khó khi chúng ta liên tục thấy các email tới hoặc bị hỏi về các nhiệm vụ trước đó. Một số suy nghĩ của ta vẫn còn phải vương vấn về công việc trước đó - một hiệu ứng được gọi là dư lượng của sự quan tâm suy nghĩ.

Cái khó chịu là hễ ta càng bận, ta càng bị chuyển đổi nhiệm vụ. Vì vậy, cảm giác bận rộn là bất lợi cho tập trung suy nghĩ. Việc ước tính, mất bao lâu để chúng ta tập trung trở lại sau khi bị sao nhãng, là rất khác nhau. Nhưng, xét giá trị lớn, thì một nghiên cứu cho thấy trung bình chúng ta phải mất 23 phút và 15 giây để lấy lại sự tập trung cao sau khi bị gián đoạn.

Mặt trái của vấn đề là sẽ rất thuận tiện nếu mọi người tham gia vào trong một cuộc trò chuyện đang diễn ra, Newport nói. Nhưng trong kinh doanh thì sự thuận tiện không bao giờ là mục tiêu, mà là giá trị. Dây chuyền lắp ráp đã cách mạng hóa việc sản xuất xe hơi nhưng nó không phải là một hệ thống thuận tiện - chính hệ thống này sản xuất ra phần lớn xe một cách nhanh chóng.

Nơi làm việc của chúng ta nên học hỏi từ dây chuyền sản xuất

Theo Newport, các lĩnh vực tri thức hoạt động theo cách tập trung nhất là các lĩnh vực như công nghệ phần mềm, trong đó mục tiêu là sản xuất ra một sản phẩm. "Việc thực hiện khéo léo, phải chen lấn và tốc độ cao đã được sử dụng trong các lĩnh vực này trong một thời gian," Newport nói. "Họ chỉ làm một việc trong ba ngày và trong thời gian đó, sản phẩm là toàn bộ sự tập trung của họ. Các kỹ sư phần mềm không bao giờ để sự việc diễn ra theo cách bất kỳ và tùy tiện. Điều này phù hợp hơn với cách vận hành của bộ não."

Sự tương đồng này với công nghiệp là hữu ích vì lượng thời gian cần thiết để tìm ra giải pháp tốt nhất để sản xuất sản phẩm một cách hiệu quả. Trước đây, các sản phẩm được sản xuất từ đầu đến cuối bởi những công nhân lành nghề. Điều này là thuận tiện, nhưng không nhanh. Phải đến thế kỷ 20 mới tìm ra dây chuyền sản xuất. Bằng cách tập trung vào một điều mà người công nhân là một chuyên gia về điều đó, trong một khoảng thời gian ngắn và mạnh mẽ, trước khi chuyển nó sang người công nhân tiếp theo, họ có thể tập trung vào cái mà họ giỏi. Không có lý do để nghĩ rằng chúng ta hiện đang có các thực tiễn làm việc tốt nhất cho những người tri thức chỉ sau vài thập kỷ.

Một số lĩnh vực là phù hợp hơn với các mô hình dây chuyền sản xuất, như kỹ thuật phần mềm, như Newport nói. Nhưng bất cứ điều gì bạn muốn sản xuất, như một tờ quảng cáo hàng cho khách hàng hoặc các ý tưởng cho một sản phẩm mới, đều có thể phải chạy nước rút. Việc chỉ tập hợp những người thiết yếu nhất lại với nhau để làm việc trong một dự án từ đầu đến cuối mà không bị phân tâm và với các mục tiêu rõ ràng sẽ làm cho quá trình này có hiệu quả.

"Chúng ta đang ở trong giai đoạn tiến tới thành công trong lĩnh vực tri thức," Newport nói.

Chúng ta chưa đạt tới cách mạng công nghiệp. Trong lĩnh vực tri thức, đầu tư vốn chính là bộ não con người, không phải thiết bị của nhà máy, nhưng mặt khác, chúng ta nên suy nghĩ theo cùng luồng này.

Ai đang làm tốt điều này? Newport nói rằng ông chưa tìm thấy công ty lớn nào hoạt động theo tầm nhìn của ông. Nhưng điều này sẽ thay đổi nhanh chóng. Trong khi đó, các công ty khuyến khích người của họ tiếp tục kết nối đa nhiệm vụ cùng một lúc sẽ thấy mình tụt hậu so với những công ty coi trọng tư duy có chất lượng, chậm hơn, sâu hơn.

Bài tiếng Anh trên BBC Capital

Chủ đề liên quan

Tin liên quan